E-mail: aprenda a escrever corretamente em 6 passos

Você anda com problemas ao escrever e-mails no trabalho ou para a família? Saiba que pesquisas mostram que até 52% da comunicação dentro de empresas se dá por e-mail. Ou seja, muito do seu trabalho depende de dominar essa habilidade escrita.

Aqui estão 6 passos que vão ajudar na hora de mandar aquela mensagem importante, sem ser mal entendido.

Lembre-se de que além de seguir as dicas abaixo, é muito importante que você domine a língua portuguesa e, principalmente quando for um e-mail no ambiente de trabalho, não usar abreviaturas comuns na internet como “vc”, “pq” e afins.

Ainda, erros de gramática são muito comuns, porém inaceitáveis.

Escreva e-mails curtos

Deixe seu e-mail tão curto quanto for possível. Escrever um e-mail longo é o caminho pra que duas coisas aconteçam:

1. Você nunca receba uma resposta pois…
2. seu e-mail nunca será lido.

A rapidez com que digitamos faz com que seja fácil demais escrever uma longa e cansativa mensagem para outra pessoa. Se você tivesse que escrever e-mails à mão, seria muito mais sucinto.

Portanto, reduza seu e-mail para o que for essencial.

Claro, isso é mais difícil do que você pensa; uma vez Abraham Lincoln disse:

Eu não tive tempo para escrever uma carta mais curta, ao invés disso eu escrevi uma longa.

Limite o e-mail a apenas um assunto

Nunca escreva um e-mail que fale sobre vários assuntos.

Se você quer uma resposta, você tem que fazer com que essa seja uma tarefa fácil para a outra pessoa — a melhor maneira de fazer isso é não sobrecarregá-la com um monte de coisas.

Se você tiver vários assuntos não relacionados para falar, a melhor maneira é enviar vários e-mails separados.

Escreva e-mails claros

É muito fácil de interpretar e-mails do jeito errado.

Por isso, tenha certeza de que seu e-mail é tão claro, direto e fácil de entender quanto possível. Isso significa, como eu falei no início do artigo, evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática e usar vírgulas do jeito certo.

Isso pode parecer chato, mas tomar cuidado com esses detalhes pode fazer grande diferença (ainda mais se você estiver escrevendo para seu chefe!).

A parte mais difícil é ter certeza de que você está explicando exatamente o que você pensa. É muito fácil esquecer de que o conhecimento que você tem não é o mesmo que a outra pessoa tem.

Assim, antes de escrever o e-mail, coloque-se no lugar do outro — pense sobre a melhor forma de explicar aquilo para alguém que não está tão familiarizado com aquele assunto quanto você.

Quando responder um e-mail, mantenha o texto original ao qual você está respondendo, isso ajuda a tornar as coisas claras.

Informe exatamente o que você quer

Se você quer que algo seja feito, peça. Termine cada e-mail como se fosse o item de uma lista que você precisa.

Na prática, isso significa não forçar a outra pessoa a ficar procurando no meio dos seus parágrafos sobre as coisas que ela deve fazer.

Por exemplo, você escreve o e-mail e no final diz:

Resumindo, eu preciso disso:

• Arrume as gavetas do escritório
• Ligue para o serviço de limpeza

Escreva o assunto só depois de terminar o e-mail

O assunto costuma ser uma parte negligenciada nos e-mails. Geralmente é a primeira coisa que você escreve, antes mesmo de você saber exatamente sobre o que falará a mensagem.

É por isso que geralmente os assuntos são vagos ou inúteis, como “Oi” ou “Bom dia!”.

A dica é: escreva a mensagem para saber exatamente do que se trata, só então volte lá em cima e escreva o assunto do e-mail.

Escreva o(s) destinatário(s) por último

Ao esperar até o último momento para escrever o destinatário, você se previne do embaraço de enviar um e-mail pela metade ou de falar coisas que não deve para pessoas que não deve. Isso é importante especialmente quando há algum tipo de reclamação no corpo da sua mensagem

Exemplo de e-mail mal escrito:

Assunto: Ei!
Lembra daquilo que falamos outro dia?  Eu preciso saber mais coisas pra fazer aquilo, o que você acha do novo lugar?

Esse é um e-mail terrível!

O assunto não dá indicação sobre o que está escrito, a mensagem assume que a outra pessoa lembra o que foi conversado anteriormente e, além disso, combina dois tópicos diferentes e ainda termina com uma pergunta mal feita.

Exemplo de e-mail bem escrito:

Vamos ver uma forma de melhorar essa mensagem, tornando-a clara, precisa e informativa.

Assunto: Re: Novo local para o seminário – sobre o que falamos ontem sobre a mudança do lugar para o seminário de 30 de agosto.

Você poderia dizer-me, por favor:

• O nome e o endereço do novo local
• Você acha que o espaço é adequado para 500 pessoas?

Esse está muito melhor. O assunto lembra a outra pessoa sobre o que foi falado e a mensagem diz exatamente o que precisa, de forma clara e direta.

Desenvolva-se pessoal e profissionalmente melhorando sua escrita

Quero frisar novamente a importância disso tudo num ambiente de trabalho ou ainda quando você está na universidade e está se comunicando com colegas ou professores.

Muitos profissionais cheios de conhecimento de suas áreas têm problemas sérios de comunicação por não dominarem a língua portuguesa — e isso gera grandes prejuízos paras as empresas.

Uma maneira prática e rápida de resolver esse tipo de problema é investindo em você, no seu conhecimento. 

Por isso, um curso como o Português Prático é uma recomendação que eu sempre dou e que tem ajudado várias pessoas para as quais eu já indiquei, inclusive servindo como argumento para promoções e aumento de salários.

Investir em você, no seu conhecimento, vai permitir que você aprenda e domine coisas como:

• LER x ler: como entender as entrelinhas do texto;
• Qualidades do texto: clareza, objetividade e coesão;
• Como evitar construções ambíguas;
• Estrutura textual: e-mails, relatórios e demais tipos demais textos empresariais solicitados;
• Argumentação e os erros mais comuns;
• Coerência: articulação lógica das ideias.

Tudo isso servirá para destacá-lo no mercado de trabalho e para diferenciá-lo de outras pessoas que não possuem a habilidade de escrita.